Pourquoi la durabilité ne se limite pas à la survie

Depuis l’émergence de la pandémie de Covid-19 au début de l’année 2020, les organisations s’adaptent aux nouvelles façons de travailler. Le résultat final est que les entreprises doivent s’adapter à des états de changement constants.

Le changement est le mot d’ordre du milieu de travail, tandis que la flexibilité et l’adaptabilité sont les mots d’ordre, alors que les organisations tentent de maintenir leur élan commercial tout en se préparant au prochain défi susceptible de se présenter à l’horizon.

Les événements récents ont conduit de nombreuses entreprises à faire face à de nouveaux modes de fonctionnement, avec les complications associées. Le travail à distance, les directives de santé et de sécurité, l’augmentation des programmes de bien-être et les locaux vacants font tous partie de la norme de faire des affaires dans un monde post-pandémique.

Malheureusement, bon nombre de ces changements nous ont été imposés avec peu d’avertissement ou de temps pour se préparer. En conséquence, les entreprises ont dû s’adapter à la volée, en mettant en œuvre des procédures et des pratiques qui résolvent le problème immédiat.

Ces stratégies, cependant, n’ont pas été créées dans un souci de durabilité. Les solutions palliatives ont sauvé de nombreuses organisations, mais menacent désormais d’entraver la productivité continue et les résultats à long terme de l’entreprise. Plutôt que d’attendre l’émergence d’un monde « post-Covid », les organisations doivent développer des méthodes de travail robustes pour prospérer dans l’environnement fluide et incertain dans lequel le monde évolue.

Ouvrir la voie à suivre

L’incertitude que ressentent de nombreux employés et gestionnaires est l’un des plus grands obstacles à la réussite d’une entreprise. Avec les entreprises qui réduisent leurs bureaux et décentralisent leurs opérations administratives, toutes les méthodes familières pour accomplir les tâches sont devenues moins certaines qu’auparavant.

Ce qui pouvait autrefois être accompli en marchant vers le bureau ou le bureau d’un collègue doit maintenant être acheminé via un système ou une plate-forme qui peut ne pas être aussi confortable ou familier.

Il est maintenant temps d’examiner les pratiques et les processus qui ont pu évoluer et de les rendre robustes. Tenez compte des facteurs en jeu dans vos équipes et de la variété des contextes dans lesquels elles travaillent et élaborez des processus pertinents.

Si les procédures ad hoc issues de l’éparpillement brutal des effectifs s’avèrent efficaces, clarifiez-les et rendez-les accessibles à tous. Assurez-vous que les équipes commerciales à tous les niveaux savent comment accomplir leurs tâches désignées et, lorsque ces tâches sont des responsabilités partagées, peuvent les exécuter de manière cohérente et selon les mêmes normes.

Des processus clairs et efficaces élimineront l’incertitude et augmenteront la durabilité en fournissant des conseils normalisés à l’ensemble de l’organisation.

Mettre les bons outils en place

Cataloguez les systèmes avec lesquels vos équipes travaillent. Des processus précis peuvent capturer une grande partie de ces informations, et la bonne plate-forme de processus vous donnera une visibilité sur les systèmes qui ont un impact sur vos activités principales.

Assurez-vous d’examiner les outils qui sont en place et où les redondances ou les duplications peuvent se produire. Si différentes divisions, équipes ou projets utilisent différents systèmes pour atteindre les mêmes objectifs, il existe un risque de mauvaise communication, de pannes et de retards.

Certains systèmes ne seront pas conçus pour la charge qu’ils transportent et d’autres peuvent avoir un potentiel supérieur à celui pour lequel ils sont utilisés. Standardisez ce que vous pouvez et assurez-vous que chacun a accès à la technologie dont il a besoin pour travailler efficacement à long terme.

Accélérer l’exécution

Avec des processus fiables passant par des systèmes efficaces, vous aurez une vision claire à travers laquelle examiner la façon dont vos équipes sont habilitées à travailler. Les flux de travail nouvellement évolués des équipes distantes et des bureaux « hot-desk » mettront en évidence de nouvelles opportunités pour introduire des outils d’automatisation des processus.

C’est l’un des avantages offerts par les changements que nous avons connus depuis 2020. Le travail à distance nécessite plus d’approbations et de transferts numériques qu’un environnement traditionnel et les outils d’automatisation des processus intelligents excellent pour prendre en charge ces tâches de traitement des données.

Le fardeau de l’envoi de confirmations par e-mail, du transfert de fichiers de données ou de la reconnaissance de l’achèvement des tâches principales peut être supprimé du personnel, ce qui les libère pour ajouter de la valeur là où leurs compétences sont mieux utilisées. Avec moins de tâches routinières à cocher, les équipes peuvent être plus énergiques et concentrées, remplaçant la fatigue du travail à distance par des flux de travail plus durables.

Évoluer avec l’environnement

En fin de compte, ces stratégies doivent faire partie de la poursuite continue de l’excellence. Bien que la valeur de l’amélioration continue au niveau opérationnel soit plus évidente, il est facile d’oublier qu’elle s’applique également au niveau organisationnel.

Avec les changements continus auxquels nous sommes confrontés dans un monde en évolution rapide, nous devons régulièrement examiner ce que nous faisons, les outils que nous utilisons et les opportunités qui se présenteront.

En affinant délibérément nos processus et nos systèmes, nous pouvons faire plus que simplement survivre. Nous pouvons faire prospérer nos lieux de travail en donnant à nos employés les moyens de placer les processus au cœur de l’entreprise pour s’assurer qu’ils aiment leur lieu de travail, et que les clients récoltent les fruits de cet « état d’esprit de processus » collectif avec des expériences numériques modernes.

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