Parties prenantes de la FIFRA : Mise à jour sur la manière de répondre à une action ou à une demande d’application de la loi | Bergeson & Campbell, C.P.

Contrairement à l’opinion populaire, l’activité d’application de la loi fédérale sur les insecticides, les fongicides et les rodenticides (FIFRA) de l’Environmental Protection Agency (EPA) des États-Unis a connu une tendance à la hausse au cours des deux dernières années. Comme indiqué dans notre précédent mémorandum consultatif sur les activités d’application de la Loi sur le contrôle des substances toxiques (TSCA), bien que la plupart des parties soumises aux inspections de la TSCA reçoivent une lettre standard, les mesures d’application de la FIFRA ont tendance à être plus hétérogènes. Les communications potentielles d’application de la FIFRA comprennent un avis ou une lettre annonçant que l’EPA a ouvert une enquête ou effectuera une inspection, un avis d’avertissement (NOW), un avis d’arrivée refusé (NOA) ou un avis de détention (NOD), ou un arrêt Ordre de vente, d’utilisation ou de suppression (SSURO). L’EPA envoie également des lettres de demande d’informations (IRL), bien que moins fréquemment que dans les contextes TSCA. Ce mémorandum fournit des conseils aux parties prenantes de la FIFRA sur la manière de répondre à une lettre d’inspection typique de l’EPA FIFRA.

Ce que nous observons

Le type d’action coercitive de la FIFRA utilisé par l’EPA dépend des circonstances. Les domaines récents d’intérêt particulier dans le cadre de la FIFRA comprennent les importations de produits et d’appareils pesticides, les problèmes de composition des produits (par exemple, un nouveau fournisseur d’ingrédients actifs, une fabrication à l’étranger ou sous contrat), les ventes sur Internet et les allégations de pesticides, et les « zones grises » telles que les nettoyants aux allégations antimicrobiennes ou les engrais aux allégations de biostimulants. Dans la discussion ci-dessous, nous passons en revue les différents types d’actions d’application de la FIFRA que les déclarants et les producteurs de pesticides sont les plus susceptibles de rencontrer, et fournissons des conseils généraux sur ce qu’il faut faire en réponse à chaque type d’action. Bon nombre des documents discutés ci-dessous peuvent être accessibles au public, en particulier les mesures d’application publiées par l’EPA dans ses registres d’application administrative. Ces documents sont généralement très factuels, mais des exemples sur le site Web de l’EPA fournissent des indications sur le niveau de détail et de discussion trouvé dans ces documents.

Avis d’inspection et lettres

Un déclarant, un fabricant, un formulateur ou un établissement de pesticides (partie prenante de la FIFRA) peut recevoir un avis ou une lettre du bureau régional de l’EPA concerné demandant des informations ou des documents spécifiques, ou annonçant que l’EPA prévoit de procéder à une inspection. Une partie prenante de la FIFRA qui reçoit une telle communication doit rapidement consulter un avocat interne ou externe afin que la communication de l’EPA puisse être examinée pour identifier les domaines spécifiques d’intérêt de l’EPA et évaluer la responsabilité potentielle en matière d’application. Les entreprises informées d’une inspection doivent examiner la règle de l’EPA sur la façon dont elle effectue des inspections administratives sur place pour comprendre le processus et à quoi s’attendre lors d’une inspection (Hé, (1) Calendrier des inspections et notification de l’établissement ; (2) Qualifications d’inspecteur ; (3) Obtenir le consentement pour entrer ; (4) Conférence d’ouverture ; (5) Inspection Physique ; (6) Gestion des informations commerciales confidentielles (CBI) ; (7) Interroger le personnel de l’établissement ; (8) examen des dossiers ; (9) Échantillonnage ; (10) Conférence de clôture ; et (11) rapports d’inspection).

Un destinataire ne doit pas hésiter à demander une prolongation si un délai supplémentaire est nécessaire pour fournir une réponse complète, ce qui est souvent le cas. Le destinataire doit fournir rapidement toutes les informations et tous les enregistrements demandés et doit autoriser les inspecteurs de l’EPA à copier les enregistrements pertinents et à collecter des échantillons de tout pesticide ou autre produit qui a été autorisé à être expédié. Néanmoins, le destinataire d’une telle communication doit éviter de fournir gratuitement des informations que l’EPA n’a pas demandées ou de répondre à des questions que l’EPA n’a pas posées.

Après réception d’une communication d’application de la loi, il est important de ne pas jeter de dossiers ou d’échantillons de produits potentiellement sensibles. Les parties prenantes de la FIFRA doivent établir puis adhérer rigoureusement à une politique de conservation des documents. Les avocats doivent être consultés avant d’adopter toute politique de conservation de documents. La FIFRA ne spécifie aucun délai de prescription distinct pour l’imposition de sanctions civiles administratives, de sorte que le délai de prescription général de cinq ans prévu à l’article 28 USC 2462 s’applique en fonction du précédent judiciaire applicable. L’EPA soutiendra généralement que ce délai de prescription est réinitialisé pour les violations de nature “continue”, mais il est prudent pour les déclarants de conserver les enregistrements nécessaires pour documenter la conformité à la FIFRA pendant au moins cinq ans, sauf si l’EPA a spécifiquement exigé une période de conservation plus longue pour le type de document en cause. Dans tous les cas, une fois qu’une partie prenante de la FIFRA reçoit une communication d’application, aucun enregistrement pertinent ne doit être détruit.

Les parties prenantes de la FIFRA devraient envisager de mener des audits de conformité périodiques pour découvrir et corriger toute non-conformité par inadvertance. Si une entreprise choisit de se déclarer elle-même, elle est généralement éligible à un traitement plus indulgent, notamment en ce qui concerne l’imposition de sanctions. Bien qu’il soit souvent souhaitable d’examiner la conformité passée lors de la préparation d’une inspection ou d’une enquête d’application, la politique de l’EPA est de refuser un traitement plus favorable pour toute violation auto-déclarée mais découverte après réception d’une communication d’application.

Lettres de demande d’informations

En plus de mener des inspections, l’EPA peut émettre des IRL pour obtenir les informations nécessaires pour évaluer la conformité à la FIFRA. Bien que l’EPA puisse n’utiliser les IRL qu’occasionnellement, les destinataires doivent fournir tous les documents rapidement, comme si l’EPA procédait à une inspection formelle. Étant donné que les IRL de la FIFRA peuvent être spécifiques à chaque cas et varier en fonction du type d’informations recherchées par l’EPA, les destinataires peuvent envisager les étapes suivantes lorsqu’ils reçoivent un IRL.

Les parties prenantes de la FIFRA qui reçoivent un IRL doivent s’assurer que l’EPA fournit la demande par écrit et examiner attentivement les instructions ou les délais de réponse. Il est important de savoir que l’EPA peut examiner les réponses aux demandes de preuves de violations. Comme pour les avis d’inspection, les destinataires ne doivent pas hésiter à demander à l’EPA une prolongation écrite si nécessaire. Les documents répondant aux IRL doivent être précis et adaptés à la demande de l’EPA et affirmer la confidentialité si nécessaire. Le destinataire doit également examiner attentivement ses réponses pour identifier tout problème de conformité et, le cas échéant, prendre rapidement des mesures correctives et consulter un avocat si nécessaire pour garantir la conformité. En cas de doute quant à savoir si le problème constitue une violation, il est important de résoudre toutes les questions et de consulter un avocat si nécessaire avant de fournir une réponse ou de présenter des questions concernant la conformité à l’EPA. Comme indiqué ci-dessus, des audits de conformité périodiques aident les parties prenantes de la FIFRA à assurer une conformité continue. Choisir d’effectuer un audit après réception d’un IRL peut être prudent d’examiner d’autres activités pour la conformité dans le cas où l’EPA effectue un suivi avec des IRL supplémentaires ou décide de lancer une inspection.

Avis d’avertissement

La section 9(c)(3) de la FIFRA donne à l’EPA le pouvoir discrétionnaire d’envoyer un « avis d’avertissement écrit approprié » au lieu d’imposer une sanction pour des « violations mineures » lorsque l’EPA « estime que l’intérêt public sera correctement servi ». En général, la politique actuelle de réponse à l’application de la FIFRA de l’EPA stipule que l’EPA considérera une violation comme “mineure” pour les parties prenantes de la FIFRA si la “valeur d’ajustement de la gravité” totale déterminée par l’EPA est de trois ou moins ou pour “certaines premières violations de tenue de registres”.

Les parties prenantes de la FIFRA qui reçoivent un NOW doivent immédiatement prendre des mesures de précaution pour s’assurer que la violation alléguée ne se répète pas. Si le destinataire remet en question le fondement factuel ou juridique de la violation alléguée, il peut envisager d’engager un dialogue avec le personnel régional chargé de l’application de la loi, mais il est généralement prudent de se conformer de manière prospective à l’interprétation de l’EPA des exigences applicables de la FIFRA en attendant la résolution de tout problème contesté. Un destinataire d’un NOW peut également contester l’interprétation de l’EPA, mais conclure qu’il s’agit d’un expédient commercial tout simplement d’accepter la position de l’EPA.

Avis d’arrivée et avis de détention refusés

Lorsqu’une partie prenante de la FIFRA importe un pesticide ou un dispositif antiparasitaire aux États-Unis, un NOA est requis. L’EPA peut refuser l’entrée de pesticides ou d’appareils importés qu’elle juge contraires à la FIFRA, soit en refusant d’accepter l’avis d’approbation soumis, soit en émettant un avis d’approbation distinct. Dans les cas où l’EPA a émis un NOD, l’EPA, conformément à la section 17(c) de la FIFRA des réglementations douanières (19 CFR § 12.117(b)), donnera aux entreprises la possibilité, par écrit ou lors d’une audience, d’expliquer pourquoi l’expédition ne doivent pas être détruits ou refusés à l’entrée. Lorsqu’une expédition d’importation vers une partie prenante de la FIFRA qui contient des pesticides ou des dispositifs antiparasitaires se voit refuser l’entrée, la réponse la plus fréquente est que la partie prenante de la FIFRA exportera l’expédition.

Lorsqu’un importateur conteste la validité d’un refus de l’EPA d’autoriser l’entrée, l’importateur peut demander à l’EPA de libérer l’envoi en attendant une décision formelle sur l’admissibilité de l’envoi contesté. En vertu des réglementations douanières américaines pour la FIFRA (voir 19 CFR §§ 12.110 – 12.117), une telle mainlevée exige que l’importateur dépose une caution, et les produits de l’envoi dédouané ne peuvent pas être utilisés ou éliminés en attendant la résolution de l’admissibilité de l’envoi. Si l’EPA refuse finalement l’entrée après une audience et que l’envoi n’est pas exporté par la suite, la caution déposée sera perdue.

D’après notre expérience, si une partie prenante de la FIFRA ne parvient pas à convaincre rapidement le bureau régional de l’EPA que l’entrée d’un envoi a été refusée par erreur, il est rarement utile d’exiger une audience ou de demander que l’envoi soit libéré en attendant une telle audience. Lorsque l’objectif est d’obtenir une réception rapide des pesticides ou des dispositifs contenus dans une expédition refusée, le choix le plus rapide est souvent d’exporter l’expédition refusée, puis de la réimporter après un réétiquetage, un reconditionnement ou toute autre action visant à résoudre le litige. publier. Cela est particulièrement vrai lorsque le pesticide ou le dispositif en cause ne se trouve pas dans un établissement enregistré par la FIFRA où la production (y compris l’étiquetage et l’emballage) doit avoir lieu.

Ordres d’arrêt de vente, d’utilisation ou de suppression

L’article 13 de la FIFRA autorise l’EPA à délivrer un SSURO interdisant la vente, l’utilisation ou le retrait d’un produit pesticide ou d’un dispositif antiparasitaire s’il enfreint la FIFRA, ou s’il a été ou est destiné à être distribué ou vendu en violation de la FIFRA, ou si l’enregistrement pour un produit pesticide a finalement été annulé ou suspendu par l’EPA. L’EPA peut émettre un SSURO sans aucune audience préalable. De plus, bien qu’un SSURO soit soumis à un contrôle judiciaire dès sa délivrance, le coût d’obtention d’un tel contrôle et la norme généralement déférente pour un tel contrôle peuvent limiter l’utilité pratique de ce recours.

Recevoir un SSURO est une affaire sérieuse, et une partie prenante de la FIFRA qui reçoit un SSURO doit immédiatement demander l’avis d’un conseiller juridique interne ou externe. Étant donné qu’un SSURO est un recours draconien et peut infliger de graves dommages commerciaux sans offrir à la partie lésée aucun processus préalable, l’EPA a adopté des critères d’application dans la politique actuelle de réponse à l’application de la FIFRA qui exigent généralement que l’EPA détermine qu’il existe un risque potentiel important pour la santé humaine. ou l’environnement avant qu’un SSURO puisse être délivré. Malheureusement, ces critères ne sont pas systématiquement suivis par les bureaux régionaux de l’EPA, et une partie prenante de la FIFRA peut être soumise à un SSURO basé sur un peu plus qu’une détermination de l’EPA selon laquelle la FIFRA a été violée. Comme dans le cas d’un refus par l’EPA d’accepter un NOA, l’approche la plus commercialement opportune pour un SSURO peut être de déterminer pourquoi chaque produit concerné a été considéré comme enfreignant la FIFRA, puis de proposer de modifier la composition, l’étiquetage ou d’autres réclamations faites pour le produit afin d’éliminer la prétendue violation de la FIFRA. Sur la base d’une telle offre, le destinataire d’un SSURO peut alors demander à l’EPA de modifier le SSURO pour permettre la reprise de la vente ou de l’utilisation du produit contesté.

Le principal problème lié au fait de demander à l’EPA de modifier ou de lever un SSURO est que l’EPA peut alors présumer que l’inclusion d’un produit dans le SSURO avait une base factuelle et juridique légitime. Étant donné qu’une telle présomption peut entraîner une proposition d’imposition de sanctions administratives, une telle proposition peut être contestée séparément dans le cadre d’une décision d’exécution formelle.

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